Organisatie bijeenkomsten

Groepsdynamiek geeft energie

Het Omgevingskwartier ondersteunt organisaties bij het organiseren van participatiebijeenkomsten. De dynamiek in de groep en de energie die daarbij vrijkomt zijn essentieel voor het verloop van het participatieproces en de betrokkenheid van alle partijen. Wilt u dat iedere deelnemer aan de bijeenkomst zich vrij voelt om zijn of haar inbreng te geven, dan zijn een goede voorbereiding en de juiste keuze voor een facilitator onontbeerlijk.

Voorbereiden

Samen bepalen we van tevoren wat het doel van de bijeenkomst is: wilt u ideeën of concrete resultaten, wat heeft u nodig om vervolgstappen te zetten en met welke mate van consensus bent u tevreden? De antwoorden op deze vragen zijn leidend voor het programma, de gesprekstechnieken, de kaders die de inhoud van discussies begrenzen en de benodigde tijd. Ook de uitstraling van de locatie verdient aandacht, u wilt immers dat deelnemers zich op hun gemak voelen en – zeker voor creatieve processen – geïnspireerd worden door de omgeving.

Begeleiden

Het gewenste resultaat van een bijeenkomst valt of staat met het vertrouwen dat partijen in elkaar en in de begeleider hebben. Inzicht in de kennis, vaardigheden en belangen van de deelnemers helpt om de groepsdynamiek positief te beïnvloeden. De juiste tools en gesprekstechnieken zetten de deelnemers aan tot denken, praten en samenwerken. Het Omgevingskwartier kan participatiebijeenkomsten leiden en/of organiseren en biedt voor ieder doel en voor iedere fase van het proces de keuze uit onder andere Appreciative Inquiry (AI), Factor C, interview- en brainstormtechnieken. Onze facilitators voegen structuur, creativiteit en interactiviteit toe aan iedere bijeenkomst.

Evalueren en vastleggen

Na afloop van iedere bijeenkomst evalueren we met initiatiefnemers en deelnemers de bereikte resultaten. Daarnaast leggen we de resultaten in beeld en tekst vast als stevige basis voor vervolgstappen. We adviseren u in het kiezen van de middelen en media om de resultaten te delen, of het nu om online of offline media gaat. Daarbij kijken we graag vooruit naar de presentatie van het eindresultaat, want dikwijls bieden tussentijdse rapportages prachtig materiaal voor een feestelijke opening, een bedankje voor de betrokkenen of een inspirerend verslag van het project.